Informationen und Tipps zum richtigen Umgang mit E-Mails
Informationen, Zeiten:
– 15-25% der Arbeitszeit werden für die Bearbeitung von E-Mails aufgewendet
– nach einer Unterbrechung durch eine E-Mail dauert es 15 Minuten, bis die Konzentration wieder aufgebaut ist
– ca. 10 Minuten zur Erstellung einer E-Mail
– ca. 0.5 Minuten zum Lesen einer E-Mail
– ca. 3 Minuten zur Beantwortung einer E-Mail
– ca. 25% Effizienzsteigerung nach Schulung zum besseren und richtigen Umgang mit E-Mails möglich
Regeln:
– weniger und bessere E-Mails schreiben
– E-Mails nur abrufen, wenn Sie diese auch gleich bearbeiten können
– E-Mails regelmäßig und maximal drei Mal pro Tag sichten
– die Regeln gelten auch für Blackberry-Nutzer
– eine E-Mail nie öfter anfassen als unbedingt nötig
– eien E-Mail, die gelöscht ist, beansprucht keine Zeit mehr
– je kleiner ein E-Mail-Verteiler ist, desto besser ist er: maximal 3x CC, 0x BCC
– Verzichten Sie auf HTML-Mails
– Verwenden Sie dengleichen Umgangston, den Sie in einem Brief benutzen würden
Tipps:
– Benachrichtigungen über neue E-Mails abstellen
– Betreffzeile sollte: kurz, konkret, kategorisiert, terminiert sein
– Bearbeitung von E-Mails:
1. Priorisieren der Nachrichten:
– Überblick über alle E-Mails in der Übersichtansicht
– Sortieren nach Absender
– eilige vor informative E-Mails
– “An” vor “CC” E-Mails
2. Löschen von unnötigen E-Mails
3. Bearbeiten
– ggf. Empfang bestätigen und Termin nennen
– Zusatzinformationen anfordern
– Bearbeitung delegieren
– als “in Arbeit” markieren
– auf Termin legen
– Kommentare für spätere Bearbeitung einfügen
4. Ablage
a) temporäre Ablage in einem Ordner für offene Vorgänge
b) Ablage im endgültigen Ordner
– Kombination mit Terminen zur Erledigung (Erinnerung durch Kalender)
Quelle:
Günter Weick, Wolfgang Schur: Wenn E-Mails nerven, Eichborn, 2008, ISBN 978-3-8218-5952-1, Link zu Amazon